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Wie löse ich eine E-Mail-Benachrichtigungen aus dem Veranstaltungskalender aus?

Wie löse ich eine E-Mail-Benachrichtigungen aus dem Veranstaltungskalender aus?

Owned by Thomas Wirz
Last updated: Juli 06, 2024 by Robert Buck
5 min read

Die Verwaltung der E-Mail-Benachrichtigungen erfolgt im Bereich Veranstaltungskalender > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen. Jede E-Mail-Vorlage wird dabei für einen spezifischen E-Mail Benachrichtigungs Typ, sowie für eine der eingerichteten Frontend-Sprachen erfasst.

Sprachversion

Welche Sprachversion beim Versand zum Einsatz kommt hängt von diversen Faktoren ab. Maßgeblich sind: E-Mail-Benachrichtigung Typ, Empfänger und ob es zu der E-Mail-Adresse ein aktives Benutzerkonto gibt, sowie die aktuelle Frontend-, resp. Backend-Sprache.

Absender

Als Absender wird die hinterlegte E-Mail Adresse E-Mail-Adresse des Administrators und Name Name des Administrators aus den Grundeinstellungen unter Administration > Grundeinstellungen > System > Kontaktinformationen verwendet.

Benachrichtigungstyp

Typ: Benachrichtigung neuer Termin

Die Benachrichtigung wird durch die Erfassung einer neuen Veranstaltung im Frontend ausgelöst. Gesendet wird eine Benachrichtigung an den Administrator, dass übers Frontend eine neue Veranstaltung erfasst wurde.

Pro Frontend-Sprache kann eine aktive Vorlage eingerichtet werden. Beim Eintreten eines Ereignisses, wird der Versand auch an alle erfassten zusätzlichen Empfänger aller zum Ereignis dazugehörenden aktiven Vorlagen ausgelöst.

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Der Administrator der Website gemäß Option E-Mail Adresse des Administrators von Administration > Grundeinstellungen > System > Kontaktinformationen

Die Wahl der spezifischen Sprachversion für den Versand des E-Mail-Benachrichtigungstyps erfolgt nach folgender Präferenz:

  1. Besteht zu der E-Mail-Adresse des Empfängers ein aktives Benutzerkonto?

    • Ja: Die Vorlage passend zur bevorzugten Sprache (primär Backend-Sprache, sekundär Frontend-Sprache) des Benutzerkontos

  2. Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers als zusätzlicher Empfänger bei einer der geladenen E-Mail Vorlagen erfasst?

    • Ja: Die Vorlage in welcher der Empfänger als zusätzlicher Empfänger erfasst wurde

  3. Die Vorlage passend zur aktuellen Frontend-Sprache über welche die Veranstaltung erfasst wurde

  4. Die Standard Vorlage des E-Mail-Benachrichtigungstypes

E-Mail-Adressen gemäß Option Zusätzliche Empfänger der aktiven E-Mail Vorlagen

Sind mehrere aktive Vorlagen pro Frontend-Sprache erfasst, dann ist das Verhalten des E-Mail-Versandes undefiniert. → Bug-Report: CLX-4295: ensure only one active template is present for email types MAIL_NOTFY_NEW_APP & MAIL_ALERT_REGOffen

Typ: Einladung

Die Benachrichtigung wird durch den Versand von Einladungen zu einer Veranstaltung ausgelöst. Versendet Einladungen zu einer Veranstaltung an ausgewählte Empfänger.

Pro Frontend-Sprache können mehrere aktive Vorlagen erfasst werden. Dies erlaubt es für jede Veranstaltung individuelle E-Mail Vorlagen zu verwenden.

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Abhängig von der Option Versenden an:

Eingeladene Gäste

  • E-Mail-Adressen gemäß Option Weitere einladen

  • CRM-Kundengruppen-Mitglieder gemäß Option CRM Kundengruppen

  • Benutzergruppen-Mitglieder gemäß Option Community Gruppen

Eingeladene angemeldete Gäste

  • Alle bereits angemeldete Gäste

Eingeladene Gäste ohne Antwort

  • Gäste, welche sich bisher weder an-, noch abgemeldet haben (und auch nicht auf einer Warteliste sind)

Neue Gäste

  • Gäste an welche bisher (über die Option Einladung versenden) noch keine E-Mail Vorlage versendet wurde

Die Wahl der spezifischen Sprachversion für den Versand des E-Mail-Benachrichtigungstyps erfolgt nach folgender Präferenz:

  1. Handelt es sich beim Empfänger um einen reinen CRM Kontakt[1]?

    • Ja: Die Vorlage passend zur bevorzugten Sprache des CRM Kontakts

  2. Besteht zu der E-Mail-Adresse des Empfängers ein aktives Benutzerkonto?

    • Ja: Die Vorlage passend zur bevorzugten Frontend-Sprache des Benutzerkontos

  3. Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers als zusätzlicher Empfänger bei einer der ausgewählten E-Mail Vorlagen erfasst?

    • Ja: Die Vorlage in welcher der Empfänger als zusätzlicher Empfänger erfasst wurde

  4. Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers einzig über die Option Weitere einladen eingeladen worden?

    • Ja: Die Vorlage passend zur aktuellen Backend-Sprache

  5. Die Standard Vorlage der ausgewählten Vorlagen

  6. Eine beliebige Vorlage der ausgewählten Vorlagen

[1]Ein Gast wird dann als reiner CRM Kontakt identifiziert, wenn der Gast über die Option CRM Kundengruppen eingeladen wurde, parallel dazu nicht aber auch Mitglied einer eingeladenen Community Gruppe ist und auch nicht über die Option Weitere einladen eingeladen wurde.

E-Mail-Adressen gemäß Option Zusätzliche Empfänger der ausgewählten E-Mail Vorlagen

Bei gewählter Option Angemeldete Gäste, wird die E-Mail Vorlage an alle Gäste gesendet, welche sich bis zu diesem Zeitpunkt angemeldet haben.

Die Wahl der spezifischen Sprachversion für den Versand des E-Mail-Benachrichtigungstyps erfolgt nach folgender Präferenz:

  1. Besteht zu der E-Mail-Adresse des Empfängers ein aktives Benutzerkonto?

    • Ja: Die Vorlage passend zur bevorzugten Frontend-Sprache des Benutzerkontos

  2. Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers als zusätzlicher Empfänger bei einer der ausgewählten E-Mail Vorlagen erfasst?

    • Ja: Die Vorlage in welcher der Empfänger als zusätzlicher Empfänger erfasst wurde

  3. Handelt es sich beim Empfänger um einen CRM Gast[2]?

    1. Ja: Die Vorlage passend zur bevorzugten Sprache des CRM Gasts

  4. Die Vorlage passend zur verwendeten Frontend-Sprache zum Zeitpunkt der Anmeldung durch den Gast

  5. Die Standard Vorlage der ausgewählten Vorlagen

  6. Eine beliebige Vorlage der ausgewählten Vorlagen

[2]Ein Gast wird dann als CRM Gast identifiziert, wenn der Gast über die Option CRM Kundengruppen eingeladen wurde, kein aktives Benutzerkonto mit identischer E-Mail-Adresse besteht (weder zum Zeitpunkt der Anwendung, noch jetzt) und der Gast die Anmeldung über den Link aus der Einladungs-E-Mail getätigt hat.

Typ: Bestätigung An- / Abmeldung

Die Benachrichtigung wird durch eine An- oder Abmeldung zu einer Veranstaltung ausgelöst. Sendet eine Empfangsbestätigung an den Website-Besucher über die erfolgreiche An- oder Abmeldung zu einer Veranstaltung.

Pro Frontend-Sprache können mehrere aktive Vorlagen erfasst werden. Dies erlaubt es für jede Veranstaltung individuelle E-Mail Vorlagen zu verwenden.

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Ist der Besucher ein angemeldeter Benutzer ist, dann wird die E-Mail-Benachrichtigung an dessen E-Mail-Adresse ausgelöst, unabhängig davon, ob und was für eine E-Mail-Adresse der Benutzer im Anmelde-Formular übermittelt hat.

 

Die Wahl der spezifischen Sprachversion aus den ausgewählten Vorlagen (gemäß Option E-Mail Vorlage im Tab Anmeldung / Tickets) für den Versand des E-Mail-Benachrichtigungstyps erfolgt nach folgender Präferenz:

  1. Die Vorlage passend zur bevorzugten Frontend-Sprache des Benutzerkontos

  2. Die Standard Vorlage der ausgewählten Vorlagen

  3. Eine beliebige Vorlage der ausgewählten Vorlagen

An im Anmeldeformular übermittelte E-Mail-Adressen in Eingabefeldern des Feldtyps E-Mail

Die Wahl der spezifischen Sprachversion aus den ausgewählten Vorlagen (gemäß Option E-Mail Vorlage im Tab Anmeldung / Tickets) für den Versand des E-Mail-Benachrichtigungstyps erfolgt nach folgender Präferenz:

  1. Besteht zu der E-Mail-Adresse des jeweiligen Empfängers ein aktives Benutzerkonto?

    • Ja: Die Vorlage passend zur bevorzugten Frontend-Sprache des Benutzerkontos

  2. Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers als zusätzlicher Empfänger bei einer der ausgewählten E-Mail Vorlagen erfasst?

    • Ja: Die Vorlage in welcher der Empfänger als zusätzlicher Empfänger erfasst wurde

  3. Die Vorlage passend zur aktuellen Frontend-Sprache

  4. Die Standard Vorlage der ausgewählten Vorlagen

  5. Eine beliebige Vorlage der ausgewählten Vorlagen

E-Mail-Adressen gemäß Option Zusätzliche Empfänger der ausgewählten E-Mail Vorlagen

Typ: Benachrichtigung An- / Abmeldung

Die Benachrichtigung wird durch eine An- oder Abmeldung zu einer Veranstaltung ausgelöst. Sendet eine Benachrichtigung an den Organisator der Veranstaltung über die eingegangene An- oder Abmeldung zu einer Veranstaltung.

Pro Frontend-Sprache kann eine aktive Vorlage eingerichtet werden. Bein Eintreten eines Ereignisses, wird der Versand auch an alle erfassten zusätzlichen Empfänger aller zum Ereignis dazugehörenden aktiven Vorlagen ausgelöst.

Empfänger

E-Mail-Vorlage

Empfänger

E-Mail-Vorlage

E-Mail-Adressen gemäß Option Benachrichtigung an im Tab Anmeldung der Veranstaltung

Die Wahl erfolgt analog des Vorlage Types Benachrichtigung neuer Termin.

E-Mail-Adressen gemäß Option Zusätzliche Empfänger der aktiven E-Mail Vorlagen

Sind mehrere aktive Vorlagen pro Frontend-Sprache erfasst, dann ist das Verhalten des E-Mail-Versandes undefiniert. → Bug-Report: CLX-4295: ensure only one active template is present for email types MAIL_NOTFY_NEW_APP & MAIL_ALERT_REGOffen

Parallele Verwendung mehrerer Vorlagen vermeiden

Bei der Wahl der E-Mail Vorlagen ist zu beachten, dass pro Frontend-Sprache jeweils nur eine entsprechende E-Mail Vorlage ausgewählt werden darf. Sind z.B. zwei Vorlagen für die Frontend-Sprache Deutsch erfasst worden, dann dürfen nicht beide parallel bei der gleichen Veranstaltung ausgewählt werden. Wird diese trotzdem gemacht, dann ist das Verhalten des E-Mail-Versandes undefiniert. → Bug-Report: CLX-4296: fix bad UX element for selection of e-mail templates of types MAIL_INVITATION & MAIL_CONFIRM_REGOffen

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