Für den produktiven Einsatz der Anwendung Kontakte muss diesem Mitgeteilt werden, welche Benutzer die Mitarbeiter der Unternehmung sind. Diese Information verwendet Kontakte unter anderem, um bei der Auswahl von möglichen Zuweisungen einer Aufgabe nur Mitarbeiter der Unternehmung aufzuführen, um so die Effizienz bei der täglichen Arbeit zu steigern.
Die Mitarbeiter werden wie folgt eingerichtet:
Erstellen Sie als erstes eine neue Backend Benutzergruppe unter Administration > Benutzer & Rechte > Gruppen > Neue Benutzergruppe erstellen.
Wählen Sie einen Namen, z.B. Mitarbeiter.
Weisen Sie der neuen Benutzergruppe alle Benutzerkonten der Unternehmung zu.
Setzen Sie den Status auf aktiv.
Wechseln Sie in den Reiter Berechtigungen und wählen Sie dort den Bereich Kontakte aus. Aktivieren Sie im Bereich Kontakte nun alle Berechtigungsstufen, um den Mitarbeitern vollen Zugriff auf alle Funktionen der Anwendung Kontakte zu erteilen:
Wechseln Sie nun in den Bereich Kontakte > Stammdaten > Allgemein und wählen Sie dort im Abschnitt Mitarbeiter die neu erstellte Benutzergruppe Mitarbeiter als Benutzergruppe aus:
Erteilen Sie der Benutzergruppe nur die Berechtigung Kontakte, wenn die Mitarbeiter keine Änderungen an den Stammdaten durchführen dürfen.