Wie richte ich eine Abwesenheitsnachricht in Webmail ein?

Um eine Abwesenheitsnachricht einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich beim Webmail an. Falls Sie Schwierigkeiten bei Login haben, hilft Ihnen die Anleitung Wie kann ich mich bei Webmail anmelden?.
   
   

   Open

   

    

2. Die Abwesenheitsnachricht wird in Form eines Filters erfasst. Öffnen Sie dazu den Bereich Einstellungen > Filter und betätigen Sie die Funktion Erstellen:
   
   

   Open

   

    

3. Konfigurieren Sie den neu zu erstellenden Filter nun wie folgt:

Beispiel:

4. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern. Ihre Abwesenheitsnachricht ist nun eingerichtet und aktiv.

Abwesenheitsnachricht automatisch deaktivieren

Die Abwesenheitsnachricht kann so eingerichtet werden, dass diese nur bis zu einem ausgewählten Stichtag aktiv ist. Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter Einstellungen > Filter im Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter. Die Option Suchbereich konfigurieren Sie dann wie folgt:

1. Wählen Sie die Auswahl UND (alle Regeln müssen zutreffen).

2. Im 1. Auswahlmenü wählen Sie die Option Aktuelles Datum.

3. Im 2. Auswahlmenü wählen Sie die Option Datum (JJJJ-MM-TT).

4. Im 3. Auswahlmenü wählen Sie die Option Wert ist gleich oder kleiner als.

5. Im Eingabefeld hinterlegen Sie das gewünschte Datum, bis wann (inkl. diesem Tag) die Abwesenheitsnachricht aktiv sein soll:
   
   

    

6. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.

Abwesenheitsnachricht manuell deaktivieren

Eine Abwesenheitsnachricht kann manuell deaktiviert werden.

1. Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter Einstellungen > Filter im Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.

2. Deaktivieren Sie die Option Filter enabled:
   
   

    

3. Bestätigen Sie die Deaktivierung der Abwesenheitsnachricht mit der Schaltfläche Speichern. Alternativ können Sie den Abwesenheitsnachricht-Filter auch einfach löschen.

Abwesenheitsnachricht an ausgewählten Wochentagen

Die Abwesenheitsnachricht kann so eingerichtet werden, dass diese nur an ausgewählten Wochentagen (z.B. Samstag und Sonntag) versendet wird. Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter Einstellungen > Filter im Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter. Die Option Suchbereich konfigurieren Sie dann wie folgt:

1. Wählen Sie die Auswahl ODER (eine der Regeln muss zutreffen).

2. Im 1. Auswahlmenü wählen Sie die Option Aktuelles Datum.

3. Im 2. Auswahlmenü wählen Sie die Option Wochentag (0-6).

4. Im 3. Auswahlmenü wählen Sie die Option ist gleich.

5. Im Eingabefeld hinterlegen Sie nun eine der folgenden Werte, je nach gewünschtem Wochentag:
   Sonntag → 0
   Montag → 1
   Dienstag → 2
   Mittwoch → 3
   Donnerstag → 4
   Freitag → 5
   Samstag → 6
   
   

    

6. Fügen Sie bei Bedarf einen weiteren Wochentag durch Betätigung der Plus-Schaltfläche hinzu.

7. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.

Fortgeschrittene Konfiguration

Die Funktionalität Abwesenheitsnachricht wird über die Sieve Spracherweiterung vacation durch Pigeonhole bereit gestellt. Im Webmail besteht direkt die Möglichkeit, eigene Sieve Skripte zu hinterlegen. Dadurch ist eine enorm flexible und individuelle Konfiguration der E-Mail-Verarbeitung möglich. Die Sieve-Skripte können in der Spalte Filtersätze direkt bearbeitet werden:

Nachfolgend werden ein paar Beispiele für die Möglichkeiten mit Sieve aufgezeigt.

Individueller Betreff

Um den Betreff der ankommenden E-Mail in der Abwesenheitsnachricht wieder im Betreff zu verwenden (z.B. Out of office reply: <original betreff>), kann der Filter wie folgt konfiguriert werden:

1. Bei Suchbereich muss ODER (eine der Regeln muss zutreffen).

2. Wählen Sie die Option Betreff mit der Validierung entspricht Ausdruck und setzen Sie den Wert *.

3. Fügen Sie eine Aktion hinzu vom Typ Setze Variable und setzen Sie dabei den Variablenname auf subject und Variablenwert auf ${0}.

4. Fügen Sie eine weitere Aktion hinzu vom Typ Antworte mit Nachricht und konfigurieren Sie diese gemäß Abschnitt Abwesenheitsnachricht einrichten, wobei Ihnen dazu beim Feld Betreff nun die Variable ${subject} als Platzhalter für den Betreff der ankommenden E-Mail zur Verfügung steht:
   
   

HTML-Antwort

Die Bearbeitungsmaske der Filtersätze unterstütz Standardmässig keine HTML-Antworten. Über die direkte Definition eines Sieve-Skriptes kann dies jedoch ermöglich werden. Dazu kann das folgende Sieve-Skript als Basis genutzt werden: